Bei Bookassist hat der Schutz Ihres Kontos und der Daten Ihrer Gäste stets oberste Priorität. Im Rahmen unserer kontinuierlichen Investition in die Sicherheit der Plattform haben wir einen zusätzlichen Verifizierungsschritt für die Anmeldung im Extranet eingeführt: die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).
So funktioniert es:
Was ist Multi-Faktor-Authentifizierung?
Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein Sicherheitsverfahren, bei dem Sie Ihre Identität auf zwei unterschiedliche Arten bestätigen müssen, bevor Sie sich anmelden können, anstatt sich allein auf ein Passwort zu verlassen.
Mit aktivierter MFA umfasst die Anmeldung im Bookassist-Extranet:
- Etwas, das Sie wissen — Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, wie gewohnt.
- Etwas, das Sie besitzen — einen einmaligen Verifizierungscode, der an die dem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse gesendet wird.
Nur jemand mit Zugriff sowohl auf Ihr Passwort als auch auf Ihr Postfach kann eine Anmeldung abschließen. Das erschwert es Unbefugten erheblich, Zugriff auf Ihr Konto zu erhalten — selbst wenn Ihr Passwort erraten, gestohlen oder offengelegt werden sollte.
Tipp: Verwenden Sie für jeden Benutzer eine eigene, gültige E-Mail-Adresse. Jedem Benutzernamen sollte eine eigene, funktionierende E-Mail-Adresse zugewiesen sein, anstatt ein Postfach von mehreren Mitarbeitenden gemeinsam zu nutzen. So wird sichergestellt, dass Verifizierungscodes stets zeitnah bei der richtigen Person ankommen, Unklarheiten darüber vermieden werden, wer den Code prüfen soll, und der Zugang jeder Person eindeutig ihr zugeordnet bleibt — ein wichtiger Bestandteil der korrekten und sicheren Nutzung von MFA.
Dies ist unerlässlich, nicht nur empfehlenswert. Ist die einem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse ungültig, falsch geschrieben oder nicht mehr aktiv, kann der Verifizierungscode schlicht nicht zugestellt werden — die betroffene Person kann die Anmeldung dann überhaupt nicht abschließen. Bitte stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse jedes Benutzers korrekt und aktiv ist, bevor die nächste Passwortänderung ansteht, damit niemand unbeabsichtigt vom Extranet ausgesperrt wird.
Warum führt Bookassist MFA ein?
Bei Bookassist hat der Schutz Ihres Kontos und Ihrer Daten oberste Priorität. Wir suchen fortlaufend nach Möglichkeiten, das Bookassist-Extranet noch sicherer zu machen. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist der jüngste Schritt in diesen fortlaufenden Bemühungen. Sie ergänzt die bereits bestehenden Sicherheitsmaßnahmen um eine einfache zusätzliche Schutzebene und trägt dazu bei, dass nur autorisierte Nutzer auf das Extranet zugreifen können.
Diese Maßnahme unterstützt zudem unser Engagement für die Einhaltung des PCI-DSS-Standards — des Sicherheitsstandards, der den Schutz von Zahlungskartendaten regelt — und hilft uns, die Daten von Gästen und Hotels heute wie auch mit künftig neuen Best Practices auf höchstem Branchenniveau zu schützen.
Die Einführung von MFA ist Teil unseres kontinuierlichen Engagements, unseren Kunden ein sicheres und zuverlässiges Extranet-Erlebnis zu bieten.
Einige Dinge, die Sie zu unserem Vorgehen wissen sollten:
- Keine Apps erforderlich. Verifizierungscodes werden per E-Mail versendet, sodass nichts heruntergeladen oder auf Ihrem Smartphone oder Computer eingerichtet werden muss.
- Keine plötzliche Unterbrechung. Sie werden nicht ohne Vorwarnung abgemeldet oder gesperrt. MFA wird automatisch für Ihr Konto aktiviert, sobald Sie das nächste Mal zur Passwortänderung aufgefordert werden.
- Minimale Auswirkung auf den Arbeitsalltag. Nach der Registrierung ändert sich an Ihrer Routine lediglich, dass Sie bei jeder Anmeldung einen kurzen Code aus Ihrer E-Mail eingeben.
So funktioniert MFA für Sie
Wann gilt das für mein Konto?
Ihr Bookassist-Passwort wird regelmäßig erneuert. Sobald Sie das nächste Mal zur Änderung aufgefordert werden, wird MFA im Rahmen dieses Vorgangs automatisch für Ihr Konto aktiviert — Sie müssen dafür nichts beantragen oder vorab konfigurieren.
Einrichtung (nur beim ersten Mal)
Wenn MFA das erste Mal für Sie gilt, geschieht dies im Rahmen Ihrer regulären Passwortänderung:
- Melden Sie sich wie gewohnt im Bookassist-Extranet an und folgen Sie der Aufforderung, Ihr Passwort zu ändern.
- Prüfen Sie das Postfach der Ihrem Benutzernamen zugewiesenen E-Mail-Adresse auf eine automatische E-Mail mit Ihrem einmaligen Verifizierungscode.
- Kopieren Sie den Code in das Verifizierungsfeld, um den Vorgang abzuschließen und Ihr neues Passwort zu bestätigen.
Ab diesem Zeitpunkt ist MFA für Ihr Konto aktiv.
Anmeldung ab diesem Zeitpunkt
Sobald MFA aktiviert ist, läuft jede Anmeldung nach demselben einfachen Muster ab:
- Geben Sie wie gewohnt Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
- Warten Sie auf eine E-Mail mit Ihrem einmaligen Verifizierungscode, die an die Ihrem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse gesendet wird.
- Geben Sie den Code auf dem Verifizierungsbildschirm ein, um die Anmeldung abzuschließen.
Der Code ist:
- Einmal verwendbar — jeder Code kann nur ein einziges Mal genutzt werden.
- Zeitlich begrenzt — er läuft nach 5 Minuten ab. Prüfen Sie Ihre E-Mails daher am besten sofort, sobald Sie dazu aufgefordert werden.
- Einfach erneut anzufordern — ist er nicht angekommen, wählen Sie einfach Code erneut senden auf dem Verifizierungsbildschirm.
Wenn Sie Zugriff auf Kreditkartendaten haben
Verfügt Ihr Benutzerkonto zusätzlich über die Berechtigung, Kreditkartendaten von Gästen einzusehen, werden Sie einfach wie jeder andere Nutzer in denselben MFA-Prozess einbezogen — eine gesonderte Einrichtung ist nicht erforderlich. Sobald Sie in MFA registriert sind, wird der Zugriff auf Kartendaten vereinfacht: Anstatt ein separates zweites Passwort für diese Seite zu verwenden, müssen Sie lediglich eine kurze Sicherheitsüberprüfung durchführen, um fortzufahren.
Häufige Probleme und ihre Lösung
Meine E-Mail-Adresse ist ungültig oder funktioniert nicht mehr
Ist die Ihrem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse falsch, fehlerhaft geschrieben oder aus irgendeinem Grund inaktiv, kann der Verifizierungscode nicht zugestellt werden — Sie können die Anmeldung dann nicht abschließen, da der Verifizierungsschritt ohne Code nicht überwunden werden kann. Falls Sie vermuten, dass dies bei Ihnen der Fall sein könnte (zum Beispiel, weil Sie nie zur Codeeingabe aufgefordert wurden oder wissen, dass Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse veraltet ist), wenden Sie sich umgehend an die Bookassist-Administration Ihres Hotels oder unser Support-Team, damit dies korrigiert werden kann. Es lohnt sich, vor der nächsten Passwortänderung zu prüfen, ob die E-Mail-Adresse jedes Nutzers gültig ist, um eine unerwartete Sperrung zu vermeiden.
Ich habe meinen Verifizierungscode nicht erhalten
Warten Sie ein paar Minuten und aktualisieren Sie Ihr Postfach — die erste E-Mail kann mitunter etwas länger als gewöhnlich brauchen. Prüfen Sie außerdem Ihren Spam- oder Junk-Ordner, da automatische E-Mails dort gelegentlich versehentlich landen. Ist die E-Mail immer noch nicht angekommen, nutzen Sie die Option Code erneut senden auf dem Verifizierungsbildschirm, um einen neuen Code anzufordern.
Mein Code wird als abgelaufen angezeigt
Codes sind aus Sicherheitsgründen nur 5 Minuten gültig. Ist Ihrer abgelaufen, fordern Sie einfach einen neuen an und versuchen Sie es erneut.
Ich habe den Code eingegeben, er wird aber nicht akzeptiert
Prüfen Sie, ob Sie den vollständigen Code ohne zusätzliche Leerzeichen oder fehlende Ziffern eingegeben haben. Geben Sie mehrfach einen falschen Code ein, kann es sein, dass Sie kurz warten müssen, bevor Sie es erneut versuchen können — dies ist eine übliche Schutzmaßnahme gegen wiederholte Fehlversuche.
Ich erhalte überhaupt keine E-Mails
Verifizierungscodes werden stets an die dem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse gesendet. Wenn Sie kürzlich Ihre E-Mail-Adresse geändert haben, sich ein Postfach mit anderen Nutzern teilen oder unsicher sind, welche Adresse hinterlegt ist, wenden Sie sich bitte an die Bookassist-Administration Ihres Hotels oder unser Support-Team, damit dies überprüft und aktualisiert werden kann. Zur Erinnerung: Für ein möglichst sicheres Erlebnis sollte jeder Benutzername eine eigene, individuell geprüfte E-Mail-Adresse haben.
Mein Konto wurde vorübergehend gesperrt
Dies steht unabhängig von MFA: Nach 6 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen mit falschem Passwort sperrt das Extranet das Konto als Standard-Sicherheitsmaßnahme für 30 Minuten. Warten Sie einfach, bis die Sperre aufgehoben wird, oder nutzen Sie Passwort vergessen, um es zurückzusetzen.
Ich habe diesen zusätzlichen Schritt nicht erwartet
Erscheint MFA unerwartet bei der Anmeldung, bedeutet dies lediglich, dass Ihr Konto die planmäßige Passwortänderung erreicht hat. Dies ist ein erwartetes Verhalten und kein Hinweis darauf, dass mit Ihrem Konto etwas nicht stimmt.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich eine App oder einen physischen Sicherheitsschlüssel installieren? Nein. Die Verifizierung erfolgt ausschließlich per E-Mail — zusätzliche Software oder Hardware ist nicht erforderlich.
Ist das eine einmalige Einrichtung, oder muss ich das jedes Mal tun? Die MFA-Registrierung erfolgt einmalig bei Ihrer nächsten Passwortänderung. Danach werden Sie bei jeder Anmeldung zur Eingabe eines einmaligen Codes aufgefordert — als fester Bestandteil des Anmeldevorgangs.
Kann ich MFA deaktivieren? MFA ist ein zentraler Bestandteil unseres Schutzes für Extranet-Konten und Gästedaten und kann daher nicht von einzelnen Nutzern deaktiviert werden. Sollten Sie Bedenken hinsichtlich der Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe Ihres Teams haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Was passiert, wenn ich keinen Zugriff mehr auf die meinem Benutzernamen zugewiesene E-Mail-Adresse habe? Wenden Sie sich so schnell wie möglich an die Bookassist-Administration Ihres Hotels oder unser Support-Team, damit die E-Mail-Adresse Ihres Kontos korrigiert werden kann.
Können zwei Nutzer dieselbe E-Mail-Adresse verwenden? Das wird nicht empfohlen. Damit MFA reibungslos und sicher funktioniert, sollte jeder Benutzername eine eigene, nur von dieser Person geprüfte E-Mail-Adresse haben. Ein gemeinsam genutztes Postfach kann zu Verzögerungen beim Empfang der Codes, Unklarheiten darüber führen, wer darauf reagieren soll, und mindert den Sicherheitsgewinn, den MFA bieten soll.
Benötigen Sie weitere Hilfe?
Sollten Probleme auftreten, die hier nicht behandelt werden, oder sollte etwas am Ablauf unklar sein, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.