Vícefaktorové ověřování (MFA)

Ve společnosti Bookassist je bezpečnost vašeho účtu a údajů vašich hostů vždy prioritou. V rámci našich průběžných investic do zabezpečení platformy zahrnuje přihlášení do extranetu další ověřovací krok: vícefaktorové ověřování (MFA).

Nyní si můžete zvolit, jak budete ověřovací kód dostávat: e-mailem jako dosud, nebo prostřednictvím ověřovací aplikace v telefonu či počítači.

 

Co je vícefaktorové ověřování?

Vícefaktorové ověřování (MFA) je bezpečnostní metoda, která před přihlášením vyžaduje potvrzení vaší identity dvěma různými způsoby, místo spoléhání se pouze na heslo.

Po aktivaci MFA přihlášení do extranetu Bookassist zahrnuje:

1. Něco, co znáte — vaše uživatelské jméno a heslo, jako obvykle.
2. Něco, co máte — jednorázový ověřovací kód zaslaný na e-mailovou adresu přiřazenou k vašemu uživatelskému jménu.

Přihlášení může dokončit pouze osoba, která má přístup jak k vašemu heslu, tak k vaší e-mailové schránce, což výrazně ztěžuje komukoli jinému získat přístup k vašemu účtu, i kdyby bylo vaše heslo uhodnuto, ukradeno nebo uniklo.

Proč Bookassist používá MFA?

Ve společnosti Bookassist je ochrana vašeho účtu a vašich údajů prioritou. Neustále hledáme způsoby, jak extranet Bookassist ještě lépe zabezpečit. Vícefaktorové ověřování (MFA) přidává ke stávajícím opatřením jednoduchou vrstvu ochrany navíc a pomáhá zajistit, aby do extranetu měli přístup pouze oprávnění uživatelé.

Tento krok zároveň podporuje náš závazek dodržovat standard PCI DSS, tedy bezpečnostní standard, který určuje, jak musí být chráněna data platebních karet. Pomáhá nám chránit údaje hostů i hotelů podle nejvyšších oborových standardů, dnes i v budoucnu, jak se budou objevovat nové osvědčené postupy.

Zavedení MFA je součástí našeho trvalého závazku poskytovat zákazníkům bezpečný a spolehlivý extranet.

Několik věcí, které stojí za to vědět:

• Ve výchozím nastavení e-mailem. Kódy se zasílají e-mailem, pokud si nezvolíte jinak, takže nemusíte nic instalovat.
• Aplikace, pokud vám vyhovuje víc. Pokud nechcete čekat na e-mail, můžete si ve svém profilu nastavit ověřovací aplikaci. Je to zcela volitelné.
• Žádné náhlé změny. MFA se na vašem účtu zapne automaticky, až budete příště vyzváni k obnovení hesla.
• Minimální dopad na každodenní práci. Jedinou změnou je zadání krátkého kódu při přihlášení.

Jak MFA funguje

Každé přihlášení probíhá podle stejného jednoduchého postupu:

1. Zadejte své uživatelské jméno a heslo jako obvykle.
2. Získejte jednorázový ověřovací kód z e-mailu, nebo z ověřovací aplikace, pokud ji máte nastavenou.
3. Zadejte kód na ověřovací obrazovce a dokončete přihlášení.

Kód je:

• Jednorázový: každý kód lze použít pouze jednou.
• Časově omezený: jeho platnost vyprší po 5 minutách, proto je nejlepší zkontrolovat e-mail hned po výzvě.
• Snadno znovu vyžádatelný: pokud do 5 minut nedorazí, stačí na ověřovací obrazovce zvolit Resend code.

Používání ověřovací aplikace

Ověřovací aplikace generuje ověřovací kód přímo ve vašem zařízení, takže už nemusíte čekat na e-mail. Je volitelná a k e-mailu se můžete kdykoli vrátit.

Jaké aplikace mohu používat?

Můžete použít jakoukoli standardní ověřovací aplikaci. Mezi oblíbené patří:

• V telefonu: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy apod.
• V počítači: desktopová ověřovací aplikace nebo rozšíření prohlížeče.
• Váš správce hesel: mnohé již ověřovací funkci obsahují, například 1Password, Bitwarden, Dashlane nebo NordPass. Pokud jej váš hotel již používá, bývá to často nejjednodušší volba.

Nepotřebujete pracovní telefon. Pokud nechcete používat telefon, můžete vše nastavit v počítači.

Jak aplikaci nastavit

Po přihlášení do extranetu se zobrazí vyskakovací zpráva s informací, že si můžete nastavit ověřovací aplikaci. Klikněte na tlačítko Set up now a postupujte podle pokynů:

 

Přihlášení pomocí aplikace

1. Zadejte své uživatelské jméno a heslo jako obvykle.
2. Otevřete ověřovací aplikaci a najděte položku Bookassist.
3. Zadejte aktuálně zobrazený kód a dokončete přihlášení.

Kódy v aplikaci se mění každých 30 sekund. Pokud se kód chystá změnit, jednoduše počkejte na nový.

Přijetí kódu e-mailem

Pokud je vaší metodou e-mail, nebo si na ověřovací obrazovce zvolíte zaslání kódu e-mailem, kód je:

• Jednorázový: každý kód lze použít pouze jednou.
• Časově omezený: jeho platnost vyprší po 5 minutách, proto je nejlepší zkontrolovat e-mail hned po výzvě.
• Snadno znovu vyžádatelný: pokud nedorazí, stačí na ověřovací obrazovce zvolit Resend code.

E-mail přichází z adresy no-reply@bookassist.com s předmětem Bookassist Security Verification Code.

Důvěryhodný prohlížeč

Jakmile úspěšně zadáte svůj MFA kód, je tento prohlížeč po dobu 30 dní považován za důvěryhodný.

Po tuto dobu se přihlásíte uživatelským jménem a heslem a dostanete se rovnou do BEX – bez kódu a bez čekání na e-mail. Znovu se budete ověřovat při prvním použití nového prohlížeče nebo zařízení a dále jednou za 30 dní.

Jedna DŮLEŽITÁ výjimka: pokud máte přístup k údajům o platebních kartách

Nejde o naše rozhodnutí: bezpečnostní pravidla pro platební karty, kterými se řídíme, vyžadují, aby každý, kdo se může dostat ke kartovým údajům, zadával druhý faktor při naprosto každém přihlášení.

Kdy se kód stále vyžaduje

• Poprvé v novém prohlížeči nebo zařízení
• V soukromém nebo anonymním okně, pokaždé
• Po vymazání dat prohlížení
• Každých 30 dní, v každém prohlížeči
• Po změně nebo obnovení hesla
• Po změně role, oprávnění, stavu účtu nebo e-mailové adresy
• Při každém přihlášení, pokud máte přístup k údajům o platebních kartách

Časté potíže a jak je vyřešit

Moje e-mailová adresa je neplatná nebo už nefunguje

Ihned kontaktujte náš tým podpory, aby ji bylo možné opravit. I když používáte ověřovací aplikaci, funkční e-mailová adresa je vaší záložní možností, proto ji prosím udržujte aktuální.

Ověřovací kód nedorazil

Počkejte několik minut a obnovte schránku – první e-mail může někdy dorazit o něco později než obvykle. Zkontrolujte také složku se spamem nebo nevyžádanou poštou, protože automatické e-maily tam někdy omylem skončí.

Předmět e-mailu: Bookassist Security Verification Code
Odesílatel: no-reply@bookassist.com

Pokud kód stále nedorazil, použijte na ověřovací obrazovce možnost Resend code a nechte si zaslat nový. Pokud ke zpožděním dochází pravidelně, zvažte nastavení ověřovací aplikace.

Kódu vypršela platnost

Z bezpečnostních důvodů platí kódy pouze 5 minut. Pokud vašemu kódu vypršela platnost, jednoduše si vyžádejte nový a zkuste to znovu.

Zadaný kód není přijat

Zkontrolujte, zda jste zkopírovali celý kód bez mezer navíc nebo chybějících číslic. Pokud několikrát zadáte nesprávný kód, můžete být požádáni, abyste chvíli počkali, než to zkusíte znovu – jde o standardní ochranu proti opakovaným neúspěšným pokusům.

Nedostávám vůbec žádné e-maily

Ověřovací kódy se vždy zasílají na e-mailovou adresu přiřazenou k vašemu uživatelskému jménu. Pokud jste nedávno změnili e-mailovou adresu, sdílíte schránku s dalšími uživateli nebo si nejste jisti, jaká adresa je u nás uvedena, kontaktujte prosím administrátora Bookassist ve vašem hotelu nebo náš tým podpory, aby ji bylo možné zkontrolovat a aktualizovat. Připomínáme, že pro nejlepší a nejbezpečnější fungování by každé uživatelské jméno mělo mít vlastní jedinečnou e-mailovou adresu, kterou kontroluje pouze daná osoba.

Můj účet byl dočasně zablokován

To s MFA nesouvisí: po 6 neúspěšných pokusech o přihlášení s nesprávným heslem extranet z bezpečnostních důvodů zablokuje účet na 30 minut. Jednoduše počkejte, až se blokace zruší, nebo heslo obnovte pomocí I forgot my password.

Nečekaný krok navíc při přihlášení

Pokud se MFA při přihlášení objeví nečekaně, znamená to jednoduše, že u vašeho účtu nastal plánovaný termín obnovení hesla. Jde o očekávané chování, nikoli o známku problému s účtem.

Kód z aplikace není přijat

Zkontrolujte, že:

• používáte v aplikaci položku Bookassist, nikoli jiný účet;
• jste zadali kód, který se zobrazuje právě teď – kódy se mění každých 30 sekund;
• datum a čas v telefonu nebo počítači se nastavují automaticky. Pokud se hodiny liší byť jen o minutu či dvě, kódy nebudou souhlasit.

Pokud to stále nefunguje, zvolte Use a different method, přihlaste se pomocí e-mailu a poté aplikaci znovu nastavte ve svém profilu.

Nemohu naskenovat QR kód

Bookassist můžete do aplikace přidat ručně pomocí konfiguračního klíče. Na obrazovce nastavení zvolte Can’t scan the QR code? Enter this setup key manually a zkopírujte klíč do aplikace.

Ztracený nebo nový telefon, případně smazaná aplikace

Přihlaste se pomocí možnosti e-mailu na ověřovací obrazovce a poté aplikaci znovu nastavte ve svém profilu. Viz část „Pokud ztratíte, vyměníte nebo resetujete telefon či počítač“ výše.

V aplikaci už nevidím Bookassist

To se může stát po výměně telefonu nebo obnovení zálohy. Přihlaste se pomocí možnosti e-mailu a aplikaci nastavte znovu.

Často kladené dotazy (FAQ)

Musím instalovat aplikaci?
Ne. E-mail zůstává výchozí možností a funguje přesně jako dosud. Ověřovací aplikace je volitelná alternativa pro ty, kdo jí dávají přednost.

Proč zvolit aplikaci místo e-mailu?
Kód máte k dispozici okamžitě, bez čekání na e-mail a bez rizika, že skončí ve spamu. Hodí se zejména tehdy, pokud máte přístup k údajům o platebních kartách, protože kód se po vás vyžaduje při každém přihlášení.

Potřebuji k používání aplikace pracovní telefon?
Ne. Můžete ji nastavit v počítači pomocí desktopové ověřovací aplikace, rozšíření prohlížeče nebo správce hesel.

Mohu použít správce hesel, kterého už používáme?
Ano, pokud obsahuje ověřovací funkci. Má ji například 1Password, Bitwarden, Dashlane nebo NordPass.

Potřebuje aplikace připojení k internetu?
Ne. Po nastavení aplikace generuje kódy ve vašem zařízení bez nutnosti připojení.

Mohu se po nastavení aplikace vrátit k e-mailu?
Ano, kdykoli, na kartě 2 step verification code ve vašem profilu.

Odstraní obnovení hesla moji ověřovací aplikaci?
Ne. Aplikace zůstane nastavená. Po nastavení nového hesla se přihlásíte jako obvykle a zadáte kód z aplikace.

Mohu MFA vypnout?
Ne. MFA je základní součástí ochrany účtů v extranetu a údajů hostů. Můžete si však zvolit metodu, která vám nejvíce vyhovuje.

Jde o jednorázové nastavení?
Aktivace MFA proběhne jednou, při příštím obnovení hesla. Nastavení ověřovací aplikace je také jednorázové. Poté už jen zadáte kód, když k tomu budete vyzváni.

Mohou dva uživatelé sdílet stejnou e-mailovou adresu nebo ověřovací aplikaci?
Nedoporučujeme to. Každé uživatelské jméno by mělo mít vlastní e-mailovou adresu a vlastní nastavení ověřování, které používá pouze daná osoba. Sdílení výrazně snižuje ochranu, kterou MFA poskytuje.

Na recepci sdílíme počítač ve dvou. Může se můj kolega dostat do mého účtu?
Ne. Důvěryhodných 30 dní patří osobě, nikoli počítači, takže váš kolega stále potřebuje vlastní heslo a kód. Pokud nastavujete ověřování na sdíleném počítači, použijte osobní účet ve správci hesel nebo jiný nástroj, který můžete otevřít jen vy.

Používám extranet v práci i doma. Musím se ověřit na obou místech?
Ano, na každém jednou. Každý prohlížeč si pak systém pamatuje zvlášť po dobu jeho vlastních 30 dní. Totéž platí pro telefon nebo tablet.

Proč si systém pamatuje mého kolegu, a mě ne?
Nejpravděpodobněji má jeden z vás přístup k údajům o platebních kartách a druhý ne. Každý, kdo má přístup ke kartám, musí zadávat kód pokaždé.

Může si systém pamatovat můj prohlížeč déle než 30 dní?
Ne. Pro všechny platí stejných 30 dní – je to naše rovnováha mezi pohodlím a řádnou ochranou účtů.

Co když mi někdo ukradne notebook nebo telefon?
Ihned nám dejte vědět a změňte si heslo. Tím se zruší všechny důvěryhodné prohlížeče na všech zařízeních. Pokud byla na odcizeném zařízení vaše ověřovací aplikace, nastavte ji znovu i na novém zařízení.

Potřebujete další pomoc?

Pokud narazíte na problém, který zde není popsán, nebo pokud vám něco v procesu není jasné, náš tým podpory je vám plně k dispozici.