Un sistema di distribuzione globale (GDS) è una rete informatizzata che collega l’inventario alberghiero con le agenzie di viaggio, le società di gestione dei viaggi (TMC) e gli strumenti di prenotazione aziendali in tutto il mondo. Le tre principali piattaforme GDS attualmente operative sono Amadeus, Sabre e Travelport. Ciascuna di esse inoltra la disponibilità, le tariffe e i contenuti del vostro hotel a migliaia di operatori turistici professionisti che effettuano prenotazioni per conto di viaggiatori aziendali.
Per i gruppi alberghieri europei alla ricerca di prenotazioni aziendali redditizie, la connettività GDS è il canale di distribuzione che offre accesso diretto ai programmi di gestione dei viaggi. I viaggiatori d’affari raramente consultano le OTA come fanno gli ospiti in viaggio di piacere. Le loro prenotazioni passano attraverso le TMC e gli sportelli delle agenzie, che si affidano alle piattaforme GDS per cercare, confrontare e confermare l’offerta alberghiera in tempo reale.
Questa distinzione è fondamentale per i vostri profitti. Le prenotazioni aziendali provenienti dai GDS garantiscono in genere tariffe medie giornaliere (ADR) più elevate, soggiorni più lunghi e tassi di cancellazione inferiori rispetto alle prenotazioni tramite OTA. Inoltre, poiché queste prenotazioni derivano da accordi tariffari negoziati e programmi per fornitori preferenziali, i ricavi sono prevedibili e ricorrenti.
I servizi GDS di Bookassist aiutano i gruppi alberghieri europei ad attingere proprio a questo canale, collegando la vostra struttura alle reti globali di agenzie di viaggio, in modo che la domanda aziendale confluisca nel vostro hotel anziché in quella di un concorrente nelle vicinanze.
Comprendere i meccanismi alla base della connettività GDS vi aiuta a prendere decisioni più mirate riguardo alla vostra strategia di distribuzione. Ecco come funziona effettivamente la connessione dal vostro hotel allo schermo di un agente di viaggio.
Il sistema di gestione della struttura (PMS) o il sistema centrale di prenotazione (CRS) del tuo hotel trasmette in tempo reale la disponibilità delle camere, i piani tariffari e le condizioni di prenotazione alla rete GDS. Questa connessione avviene in genere tramite un partner di connettività GDS o una società di switch che traduce i dati del tuo hotel nel formato richiesto da ciascuna piattaforma GDS.
La qualità di questa connessione determina se gli agenti di viaggio vedranno un inventario accurato e aggiornato o tariffe obsolete che li spingeranno a prenotare altrove. Bookassist gestisce questa integrazione tecnica end-to-end, occupandosi del caricamento delle tariffe, degli aggiornamenti dei contenuti e del monitoraggio continuo del sistema, in modo che il vostro team di distribuzione possa concentrarsi sulla strategia di ricavi anziché sulla risoluzione dei problemi relativi ai feed di dati.
Una volta stabilita la connessione, è necessario caricare i propri piani tariffari nel GDS. Questi includono le tariffe migliori disponibili (BAR), le tariffe aziendali negoziate, le tariffe consortili ed eventuali contratti per il personale di bordo delle compagnie aeree o per gruppi. Ogni codice tariffario corrisponde a specifiche condizioni di prenotazione, politiche di cancellazione e strutture commissionarie che gli agenti di viaggio visualizzano quando effettuano una ricerca sulla vostra struttura.
È proprio in questa fase che molti hotel indipendenti e piccoli gruppi incontrano difficoltà. Il caricamento delle tariffe richiede precisione, poiché codici tariffari non allineati o campi relativi alle politiche incompleti impediscono agli agenti di viaggio di effettuare prenotazioni con sicurezza. Il team di esperti di gestione GDS di Bookassist si occupa del caricamento e della manutenzione delle tariffe, garantendo che queste siano correttamente associate su tutte le piattaforme.
Il profilo GDS del tuo hotel funge da vetrina per gli acquirenti di viaggi aziendali. Include descrizioni della struttura, tipologie di camere, elenco dei servizi, dettagli sulla posizione e immagini. Un profilo GDS ben ottimizzato fa sì che il tuo hotel appaia in primo piano quando gli agenti di viaggio cercano strutture nella tua città o regione.
Contenuti scarsi o obsoleti spingono gli agenti di viaggio verso hotel concorrenti che offrono informazioni più chiare. Ciò vale in particolare per gli hotel europei indipendenti che competono con catene di marca che investono massicciamente nella gestione dei contenuti GDS.
Quando un agente di viaggio seleziona il tuo hotel e conferma una prenotazione, questa viene inoltrata tramite il GDS al tuo CRS o PMS. La prenotazione include tutti i dettagli rilevanti: nome dell’ospite, codice tariffario, date di arrivo e partenza, numeri dei programmi fedeltà ed eventuali richieste speciali.
Una connessione GDS ben gestita garantisce che queste prenotazioni arrivino correttamente nel tuo sistema, riducendo l’elaborazione manuale e minimizzando gli errori che compromettono l’esperienza dell’ospite prima ancora che abbia inizio.
Amadeus, Sabre e Travelport servono ciascuno segmenti diversi del mercato dei viaggi d’affari. Comprendere i loro punti di forza vi aiuta a indirizzare il vostro investimento nella distribuzione GDS dove garantisce il massimo rendimento.
Amadeus vanta la presenza più capillare nel settore dei viaggi d’affari in Europa. Le TMC e le agenzie di viaggio europee hanno investito massicciamente nell’infrastruttura di Amadeus, rendendola la connessione GDS indispensabile per qualsiasi gruppo alberghiero che si rivolga ai viaggiatori d’affari in tutto il continente. Amadeus gestisce inoltre il modello di contenuti alberghieri più ricco tra le tre principali piattaforme, offrendovi più campi per descrivere la vostra struttura, le camere e i servizi agli agenti di viaggio.
Sabre vanta la presenza più forte nel settore dei viaggi d’affari nordamericani, ma la sua portata si estende ben oltre i mercati europei grazie alle partnership globali con le TMC. Il servizio Content Services for Lodging (CSL) di Sabre combina l’inventario GDS tradizionale con contenuti aggregati, consentendo agli agenti di viaggio di confrontare diverse fonti tariffarie con un’unica ricerca. Per i gruppi alberghieri europei che attraggono la domanda aziendale transatlantica, la connettività con Sabre rappresenta un investimento strategico.
Travelport (che ha assorbito gli ex sistemi Galileo e Worldspan) raggiunge circa 140.000 strutture a livello globale. La sua più recente API Stays semplifica il processo di integrazione e la sua presenza nelle agenzie di viaggio del Regno Unito e dell’Europa la rende una piattaforma rilevante per i gruppi alberghieri in Irlanda, nel Regno Unito, in Spagna e in Italia. La base utenti di Travelport comprende agenzie che gestiscono sia programmi di viaggio aziendali che a uso misto.
I revenue manager che confrontano le prestazioni dei GDS con quelle dei canali OTA riscontrano costantemente vantaggi misurabili nel segmento dei viaggi aziendali. Ecco cosa mostrano i dati.
Le prenotazioni aziendali effettuate tramite i canali GDS comportano in genere tariffe per camera più elevate rispetto alle prenotazioni tramite OTA. I viaggiatori aziendali effettuano le prenotazioni in base ad accordi tariffari negoziati e al rispetto delle politiche di viaggio, piuttosto che cercando il prezzo più basso. Questo comportamento di acquisto aumenta direttamente il vostro ADR.
Le prenotazioni GDS legate a programmi di viaggio gestiti mostrano tassi di cancellazione e di mancata presentazione costantemente più bassi. I viaggi aziendali sono pianificati in base a programmi di lavoro fissi, riunioni ed eventi. A differenza dei viaggiatori di piacere che potrebbero cancellare per capriccio, gli ospiti aziendali hanno itinerari confermati e spesso voli prepagati legati al loro soggiorno in hotel.
I viaggiatori d’affari soggiornano spesso per più notti in occasione di conferenze, progetti di lavoro o incarichi prolungati. I soggiorni di più notti riducono i costi operativi per notte e aumentano i ricavi accessori derivanti dai servizi di ristorazione, dalle sale riunioni e da altri servizi offerti dalla struttura.
I clienti aziendali generano prenotazioni ricorrenti. Una volta che il vostro hotel è stato inserito nell’elenco dei fornitori preferiti di un programma di viaggi, le prenotazioni arrivano ripetutamente dalle stesse agenzie e aziende. Tale prevedibilità rende più accurate le previsioni di fatturato e riduce la vostra dipendenza dai modelli volatili della domanda turistica.
Sebbene siano previste commissioni di distribuzione GDS, il costo effettivo per acquisizione (CPA) delle prenotazioni aziendali risulta spesso inferiore alle commissioni delle OTA se si tiene conto dell’ADR più elevato, dei soggiorni più lunghi e dei tassi di cancellazione più bassi. Noi di Bookassist abbiamo constatato che gli hotel con una strategia GDS ben gestita ottengono costantemente costi di acquisizione inferiori per i segmenti aziendali rispetto a quelli dei canali OTA standard.
La scelta del giusto approccio alla connettività GDS è una decisione strategica che influirà sul vostro mix di ricavi per anni. Ecco un quadro pratico per valutare le vostre opzioni.
Prima di firmare con qualsiasi fornitore GDS, analizzate da dove provengono attualmente le vostre prenotazioni corporate. Quali TMC e agenzie di viaggio prenotano le vostre strutture? Quali piattaforme GDS utilizzano tali agenzie? Se i vostri clienti corporate di maggior valore prenotano tramite agenzie collegate ad Amadeus, è proprio da lì che dovrebbe partire il vostro investimento nel GDS.
Estraete i dati dal vostro PMS e dal CRS per identificare i modelli di prenotazione per fonte, segmento e area geografica. Questa analisi vi indicherà quale piattaforma GDS garantirà il maggior incremento di ricavi, piuttosto che semplicemente la copertura più ampia.
Il caricamento delle tariffe nei GDS è tecnicamente complesso. Avete bisogno di un partner di connettività che gestisca la mappatura dei codici tariffari, la configurazione delle politiche e gli aggiornamenti dei contenuti su più piattaforme senza un intervento costante da parte del vostro team. Chiedete ai potenziali fornitori quali sono i loro tempi di elaborazione per il caricamento delle tariffe, i tassi di errore e come gestiscono le variazioni tariffarie a metà stagione o l’attivazione di nuovi contratti aziendali.
Il team GDS di Bookassist gestisce l’intero processo di caricamento delle tariffe e di ottimizzazione dei contenuti, garantendo ai gruppi alberghieri europei la presenza sui GDS di cui hanno bisogno senza gli oneri tecnici che in genere richiedono personale interno dedicato alla distribuzione.
I costi di distribuzione GDS includono le commissioni di transazione, le commissioni di cambio e le provvigioni pagate alle agenzie di prenotazione. Valutate questi costi in relazione al fatturato generato da ciascun canale GDS, non isolatamente. Una piattaforma GDS che costa di più per transazione ma genera prenotazioni aziendali con un ADR superiore del 30% e tassi di cancellazione inferiori del 50% rappresenta un investimento migliore rispetto a un canale più economico che riempie le camere a tariffe scontate.
I gruppi alberghieri europei con un numero di strutture compreso tra tre e dieci necessitano di un partner di connettività GDS in grado di gestire più strutture da un pannello di controllo centralizzato. Il caricamento delle tariffe, l’aggiornamento dei contenuti e il monitoraggio delle prestazioni su diversi hotel e su più piattaforme GDS richiedono un fornitore dotato di strumenti a livello di gruppo e di una supervisione strategica.
L’esperienza di Bookassist con gruppi alberghieri europei con più strutture consente di gestire l’intero portafoglio come una strategia di distribuzione coordinata, anziché come un insieme di connessioni alberghiere individuali.
Il vostro fornitore GDS dovrebbe fornire report chiari su volumi di prenotazioni, ricavi, ADR, tassi di cancellazione e prestazioni delle agenzie di provenienza. Senza questi dati, non potete valutare se il vostro investimento nel GDS sta generando i rendimenti che dovrebbe. Cercate report che segmentino le prestazioni GDS per piattaforma, tipo di tariffa e provenienza geografica, in modo da poter affinare la vostra strategia su base trimestrale.
Anche gli hotel con collegamenti GDS attivi spesso perdono ricavi a causa di errori evitabili. Ecco gli errori più frequenti e come correggerli.
Un profilo GDS con descrizioni delle camere mancanti, elenchi di servizi non aggiornati o privo di immagini risulta invisibile agli agenti di viaggio che si aspettano informazioni complete e professionali sulla struttura. Trattate il vostro profilo GDS con la stessa cura che riservate al vostro sito web ufficiale.
Quando le tariffe aziendali negoziate non sono correttamente mappate nel GDS, gli agenti di viaggio non possono effettuare prenotazioni al prezzo concordato. Ciò crea un ostacolo che fa sì che la prenotazione venga indirizzata a un concorrente. È essenziale effettuare verifiche regolari dell’accuratezza del caricamento delle tariffe.
Alcuni hotel inseriscono le loro tariffe nel GDS senza mai esaminarne i risultati. Senza un’analisi continua di quali agenzie effettuano le prenotazioni, a quali tariffe e con quali modelli di cancellazione, non è possibile ottimizzare la propria strategia GDS. Considerate la distribuzione tramite GDS come un canale attivo che richiede la stessa attenzione riservata alle prenotazioni dirette e alle iniziative sui media digitali.
Ogni piattaforma GDS presenta punti di forza diversi e raggiunge reti di agenzie diverse. Un approccio generico che assegna risorse uguali ad Amadeus, Sabre e Travelport ignora la realtà secondo cui la domanda corporate si concentra probabilmente su una o due piattaforme. Concentrate il vostro investimento dove la domanda effettivamente converge.
Il GDS è uno dei canali di una strategia di distribuzione multicanale. I gruppi alberghieri europei più redditizi considerano il GDS come il motore dei viaggi aziendali e lo coordinano con le prenotazioni dirette, i media digitali e i canali OTA per massimizzare i ricavi totali e minimizzare i costi di acquisizione.
La vostra piattaforma di prenotazione Bookassist genera prenotazioni turistiche e aziendali dirette attraverso il vostro sito web brandizzato, mentre il GDS intercetta la domanda aziendale che passa attraverso i canali delle agenzie. Questi due canali sono complementari, non in concorrenza tra loro. Un ospite che scopre il vostro hotel tramite una TMC collegata al GDS potrebbe tornare come cliente diretto per il suo prossimo viaggio di piacere.
Le soluzioni di media digitali di Bookassist indirizzano il traffico diretto tramite campagne mirate su motori di ricerca, metasearch e canali social. Quando gli acquirenti di viaggi aziendali cercano il tuo hotel dopo averlo visto in una ricerca GDS, un sito web con un marchio forte e una presenza digitale visibile rafforzano la fiducia di cui hanno bisogno per prenotare. Questi canali lavorano insieme per costruire la reputazione del tuo hotel sia nel segmento aziendale che in quello di svago.
Le OTA hanno uno scopo diverso rispetto ai GDS nel vostro mix di distribuzione. Le OTA generano visibilità e volume per i segmenti di svago. I GDS generano prenotazioni aziendali di alto valore. Assegnare il vostro budget di distribuzione in base alla redditività del segmento piuttosto che al volume lordo delle prenotazioni vi assicura di investire nei canali che offrono il massimo ritorno per prenotazione.
I servizi GDS di Bookassist collegano il vostro gruppo alberghiero ad Amadeus, Sabre e Travelport attraverso un servizio completamente gestito che si occupa di ogni aspetto della distribuzione GDS. Dalla configurazione iniziale e dal caricamento delle tariffe all’ottimizzazione continua dei contenuti e alla reportistica sulle prestazioni, Bookassist elimina la complessità tecnica che impedisce a molti hotel indipendenti e piccoli gruppi europei di accedere alla domanda di viaggi d’affari.
Noi di Bookassist abbiamo investito molto nella connettività GDS perché sappiamo che il segmento dei viaggi d’affari offre risultati misurabili e di alto valore ai nostri partner alberghieri. Le prenotazioni GDS effettuate tramite Bookassist registrano costantemente un ADR più elevato, tassi di cancellazione più bassi e costi di acquisizione inferiori rispetto ai canali OTA standard. E poiché Bookassist gestisce l’intero processo, dall’inserimento delle tariffe all’analisi delle prestazioni, il vostro team può concentrarsi sull’esperienza degli ospiti e sulla strategia di fatturato piuttosto che sulla manutenzione del sistema GDS.
L’approccio di Bookassist integra la distribuzione GDS nella vostra strategia più ampia del Customer Journey. Le prenotazioni dei viaggi d’affari arrivano tramite GDS, gli ospiti in viaggio di piacere prenotano tramite il vostro sito web basato sull’intelligenza artificiale e la piattaforma di prenotazione, mentre le campagne sui media digitali indirizzano traffico mirato su tutti i canali. Il risultato è una strategia di distribuzione coordinata e basata sui dati che massimizza i profitti su ogni fonte di prenotazione.
Una volta attivata la connessione al GDS, monitorare le metriche giuste vi consentirà di capire se il canale sta dimostrando il proprio valore nella vostra strategia di distribuzione. Ecco i dati che contano.
Misurate il fatturato totale generato dal vostro hotel attraverso i canali GDS come percentuale del fatturato complessivo. Per gli hotel situati nei centri delle città europee e nelle destinazioni d’affari, un contributo GDS soddisfacente si colloca in genere tra l’8% e il 20% del fatturato totale delle camere, a seconda del vostro mix di clienti aziendali.
Confronta la tariffa media giornaliera delle prenotazioni GDS con quella dei tuoi canali OTA, diretti e all’ingrosso. L’ADR GDS dovrebbe risultare costantemente più elevato. In caso contrario, verifica la struttura tariffaria e gli accordi sulle tariffe aziendali per individuare eventuali discrepanze.
Monitorate i tassi di cancellazione e di mancata presentazione delle prenotazioni GDS separatamente dagli altri canali. Tassi di cancellazione più bassi confermano che le vostre prenotazioni GDS provengono da viaggiatori aziendali determinati piuttosto che da prenotazioni speculative.
Le prenotazioni aziendali tramite GDS hanno in genere tempi di prenotazione più brevi rispetto a quelle per viaggi di piacere, ma più lunghi rispetto alle prenotazioni last minute tramite OTA. Comprendere l’andamento dei tempi di prenotazione del GDS vi aiuta a gestire l’allocazione dell’inventario ed evitare di riservare troppe camere per la disponibilità GDS quando la domanda non si concretizza.
Calcola il vero CPA (costo per acquisizione) delle prenotazioni GDS includendo le commissioni di transazione, le commissioni di cambio e le commissioni di agenzia, quindi confrontalo con il CPA delle OTA e quello delle prenotazioni dirette. Tieni conto delle differenze di ADR (tariffa media giornaliera) e dei tassi di cancellazione per ottenere un confronto dei ricavi netti che rifletta l’effettiva redditività di ciascun canale.
Un GDS collega il vostro hotel ad agenti di viaggio professionisti, TMC e strumenti di prenotazione aziendali che gestiscono i viaggi d’affari. Un’OTA (agenzia di viaggi online) è un sito web rivolto ai consumatori dove i viaggiatori di piacere e non gestiti effettuano ricerche e prenotazioni direttamente. Le prenotazioni tramite GDS offrono in genere un ADR più elevato e tassi di cancellazione più bassi, poiché provengono da programmi di viaggi aziendali gestiti con itinerari fissi e accordi tariffari negoziati.
Sì. Gli hotel indipendenti e i piccoli gruppi possono accedere alle piattaforme GDS tramite un partner di connettività come Bookassist, che fornisce l’infrastruttura tecnica, la rappresentazione del codice di catena e la gestione del caricamento delle tariffe che altrimenti richiederebbero un team di distribuzione interno. È così che molti hotel indipendenti europei ottengono visibilità nei programmi di viaggio aziendali senza aderire a un marchio globale.
I tempi per la connettività GDS dipendono dalla complessità della struttura tariffaria e dal numero di piattaforme a cui ci si collega. Una configurazione tipica con Bookassist richiede alcune settimane, dalla raccolta iniziale dei dati fino alla connettività attiva, inclusi il caricamento delle tariffe, la creazione dei contenuti e i test. I gruppi con più strutture potrebbero richiedere tempi aggiuntivi per il coordinamento a livello di portafoglio.
Per i piccoli gruppi alberghieri situati in destinazioni d’affari europee, la connessione GDS rappresenta spesso uno degli investimenti di distribuzione con il ROI più elevato. Il segmento dei viaggi d’affari garantisce un ADR più elevato e ricavi più prevedibili rispetto alla maggior parte dei canali turistici. Il servizio GDS gestito da Bookassist rende accessibile questo canale senza i costi di gestione di personale dedicato alla distribuzione, consentendo così anche a un gruppo composto da tre a cinque strutture di competere per le prenotazioni aziendali al fianco delle principali catene alberghiere.
Iniziate con la piattaforma più utilizzata dai vostri clienti aziendali e dalle agenzie di viaggi aziendali (TMC) di riferimento. Per molti gruppi alberghieri europei, ciò significa Amadeus, data la sua posizione dominante nelle reti europee di agenzie di viaggi aziendali. Il vostro partner di connettività dovrebbe analizzare i vostri dati di prenotazione esistenti e il mercato di riferimento per consigliarvi la piattaforma iniziale ottimale prima di espandervi verso ulteriori connessioni GDS.
La connettività GDS è un investimento strategico che determina per anni il modo in cui il vostro gruppo alberghiero accede ai ricavi derivanti dai viaggi aziendali. Il partner giusto gestisce la complessità tecnica, amministra le vostre tariffe e i contenuti su tutte le piattaforme e fornisce dati chiari sulle prestazioni, consentendovi di perfezionare la vostra strategia di distribuzione nel tempo.
Dal 1999, dalla nostra sede centrale di Dublino, Bookassist sviluppa soluzioni di connettività GDS per gruppi alberghieri europei, combinando una profonda competenza tecnica con una comprensione strategica di come la distribuzione dei viaggi d’affari si inserisca nella più ampia strategia di ricavi di un hotel. Il nostro team gestisce il GDS insieme alla vostra piattaforma di prenotazione, al sito web e alle campagne sui social media, assicurando che ogni canale di distribuzione operi in sinergia per favorire una crescita misurabile dei profitti.
L’opportunità che si presenta ai gruppi alberghieri europei è chiara. La domanda di viaggi d’affari è forte, la connettività GDS vi offre un accesso diretto a tale domanda e il partner giusto rende l’intero processo gestibile. Continuate a seguirci.