Wenn ein Gast nach einem Zimmer sucht und seine bevorzugte Zimmerart für einen Teil seines Aufenthalts ausgebucht ist, kann die Funktion Intelligent Room Substitution (IRS) von Bookassist in der Buchungsplattform automatisch eine oder mehrere Nächte durch einen höherwertigen Zimmertyp ersetzen. So bleibt die Buchung erhalten, ohne dass der Gast den Wechsel überhaupt bemerkt. IRS verwandelt Nichtverfügbarkeit in eine Chance für das Hotel und beseitigt Frustrationen für den Hotelgast.
Hotels legen Regeln fest, die definieren, welche Zimmer gegen welche anderen ersetzt werden können, welche Mindestaufenthaltsdauer erforderlich ist und welche anwendbaren Ratenpläne. IRS arbeitet dann unbemerkt im Hintergrund und kann spektakuläre Ergebnisse erzielen.
In den ersten 5 Monaten dieses Jahres hat die Funktion Intelligent Room Substitution von Bookassist, gemessen an 19 Hotels, 1.242 Buchungen über 1.125 Aufenthalte hinweg gerettet, die andernfalls aufgrund ausgebuchter Zimmertypen verloren gegangen wären. Diese Buchungen generierten für die betreffenden Hotels bestätigte Direkteinnahmen in Höhe von knapp 1 Million Euro (964.000 Euro).
Diese geretteten Buchungen machten 5,2% der gesamten bestätigten Direkteinnahmen dieser Hotels mit aktivem IRS aus.
Ebenso wichtig ist die Tatsache, dass es sich hierbei um 1.242 kaufkräftige Gäste handelt, die andernfalls an einen Konkurrenten verloren gegangen wären, was gleichzeitig einen Verlust an Gästebindung und potenziellen Lebenszeitwert zur Folge gehabt hätte.
Das IRS von Bookassist ist so konzipiert, dass es bei Aufenthalten von mehreren Nächten aktiviert wird - also bei Gästen, die nach mindestens 2 oder mehr Übernachtungen suchen und deren Aufenthalt einen ausgebuchten Zeitraum umfasst. Diese strukturelle Tendenz zu längeren Aufenthalten bedeutet, dass IRS-Buchungen einen deutlich höheren Wert haben und umso wichtiger sind, wenn sie gerettet werden. Eine durchschnittliche IRS-Buchung generiert 85 € Umsatz gegenüber 621€ bei einer regulären Buchung in der analysierten Hotelgruppe - ein Aufschlag von 236€ bzw. 38% pro Buchung.
In Kombination mit einer längeren durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von 2,77 Nächten gegenüber 1,99 Nächten sichert IRS mit seinem Buchungswertaufschlag von 38% konstant die wertvollsten Direktgäste.
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